PAYDAŞLARIMIZ İÇİN KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE DAİR

AYDINLATMA METNİ

Quad Plus Otomasyon Hizmetleri Limited Şirketi (“Şirket”) olarak kişisel verilerinizin güvenliği hususuna azami hassasiyet göstermekteyiz. Bu bilinçle, Şirket olarak ürün ve hizmetlerimizden faydalanan kişiler dahil, Şirket ile ilişkili tüm şahıslara ait her türlü kişisel verilerin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na (“KVKK”) uygun bir şekilde işlenerek muhafaza edilmesine ve kanuna uygun olarak aktarımına büyük önem atfetmekteyiz. Bu sorumluluğumuzun tam idraki ile “Veri Sorumlusu” sıfatıyla kişisel verilerinizi ticari ilişkilerimiz kapsamında veya sizlerle olan iş ilişkimiz dahilinde hukuka ve dürüstlük kuralına uygun olarak işlenmelerini gerektiren amaç çerçevesinde ve bu amaç ile bağlantılı, sınırlı ve ölçülü şekilde tarafımıza bildirdiğiniz veya bildirildiği şekliyle kişisel verilerin doğruluğunu ve en güncel halini koruyarak kanunun öngördüğü şartlar ve sınırlar çerçevesinde işlemekteyiz.

VERİ SORUMLUSUNUN KİMLİĞİ

İşbu Aydınlatma Metni; 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) ve Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ kapsamında, Minareli Çavuş OSB. Mah. Köknar (Çamlık) Cad. No:13 Nilüfer / BURSA adresinde ikamet eden şirketimiz Quad Plus Otomasyon Hizmetleri Limited Şirketi tarafından, Veri Sorumlusu sıfatıyla hazırlanmış ve sizlere sunulmuştur.

  1. Kişisel Verilerin Toplanması, İşlenmesi ve İşleme Amaçları

Kişisel verileriniz, Şirketimiz tarafından verilen hizmet, ürün ya da ticari faaliyete bağlı olarak değişkenlik gösterebilmekle; sözleşme/sipariş formları/irsaliye gibi belgelerin imzalanması, düzenlenmesi, idari ve adli makamlardan iletilen talepler yoluyla fiziki olarak, e-posta ve/veya kullanılan program, yazılımlar ve güvenlik kameraları aracılığıyla elektronik olarak, sair iletişim kanallarıyla işitsel olarak toplanmakta, otomatik ya da otomatik olmayan yöntemlerle Şirketimiz ile kurulan ticari iş kapsamında, Şirketimizi veya internet sitemizi ziyaret ettiğinizde, sosyal medya mecralarında, etkinliklerimize katılımlarınızda, tüm faaliyetlerimizde ve benzeri vasıtalarla sözlü, yazılı ya da elektronik olarak toplanabilecektir. Şirketimizin ürün ve hizmetlerinden yararlandığınız müddetçe kişisel verileriniz güncel şekilde işlenebilecektir.

Toplanan kişisel verileriniz;

  • Mal / Hizmet Satın Alım, satış ve sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi
  • Lojistik Faaliyetlerin Yürütülmesi
  • Şirketimiz tarafından sunulan hizmetlerden sizleri faydalandırmak için gerekli çalışmaların iş birimlerimiz tarafından yapılması,
  • Şirketimiz tarafından sunulan hizmetlerin sizlerin ihtiyaç ve taleplerine göre özelleştirilerek sizlere önerilmesi,
  • Şirketimizin ve Şirketimizle iş ilişkisi içerisinde olan gerçek ve tüzel kişilerin hukuki ve ticari güvenliğinin temini (İş ortağı/müşteri/tedarikçi (yetkili veya çalışanları) risk yönetimi ve değerlendirme süreçlerini yürütmek, hukuki uyum süreçleri yürütmek, mali işleri takip etmek vb.),
  • Şirketimizin ticari ve iş stratejilerinin belirlenmesi ve uygulanması,
  • Şirketimizin insan kaynakları politikalarının yürütülmesinin temini,
  • KVKK ve ikincil mevzuatı gibi Şirketimizin tabi olduğu mevzuattan doğan yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi,
  • Resmi ve/veya idari merciler tarafından talep edilmesi halinde bilgilendirme ve raporlama yükümlülüklerinin yerine getirilmesi,
  • Faaliyetlerinin ilgili kurumlarca denetimi,
  • Faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi,
  • Kamu kurum ve kuruluşları ile diğer kuruluşlarla ilişkilerin sürdürülmesi,
  • Kurumsal sürdürülebilirlik, kurumsal yönetim ve bilgi güvenliği süreçlerinin planlanması ve icrası,
  • Tedarik zinciri yönetimi süreçlerinin yürütülmesi,
  • Finansal operasyonların yürütülmesi ve mali konuların takip edilmesi ile sponsorluk faaliyetlerinin yürütülmesi,
  • İş ortaklığı, satın- alma, ihale ve satış işlemleri ile müşterilere yapılan satış sonrası destek hizmetlerinin yürütülmesi,
  • Müşteri ilişkileri yönetimi süreçlerinin yürütülmesi ile talep ve şikayetlerin takibi,
  • Şirket ile ilişkisi olan gerçek ve/veya tüzel üçüncü kişi, kurum ve kuruluşların (çalışan adayları, stajyerler, çalışanlar, ziyaretçiler, tedarikçiler, iş ortakları vb.) ürün ve hizmetlerinden yararlanabilmeleri için gerekli çalışmaların ilgili iş birimlerimiz tarafından yapılabilmesi,
  • Şirket işlerinin yürütüldüğü veya Şirkete bağlı merkez ve birimlerinde bulunan gerçek ve/veya tüzel üçüncü kişi kurum ve kuruluşların can ve mal güvenlikleri ile hukuki, ticari ve iş sağlığı güvenliklerinin temini,
  • 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu, 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu, 6502 sayılı Tüketicinin Korunması Hakkında Kanunu, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, Kişisel Sağlık Verilerinin İşlenmesi ve Mahremiyetinin Korunması Yönetmeliği, görevli ve yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarınca yapılacak denetleme ve/veya düzenleme görevlerinin yürütülmesi,
  • Yargı organlarının ve/veya idari makamların istediği bilgi ve belge taleplerinin yerine getirilmesi,
  • Şirketimiz ve Şirketimize bağlı tüm merkez ve birimlerde sunulan ürün ve hizmetlerin kullanım şekline ilişkin listeleme, raporlama, doğrulama analiz çalışması yapılması, bu hususta istatistiki ve bilimsel bilgiler üretilmesi, buna bağlı olarak ürün ve hizmetlerimizin geliştirilmesi, ürün ve hizmetlerimize ilişkin memnuniyetin arttırılması ve bu kapsamda kullanıcıya ilişkin özelleştirmelerde bulunulması,
  • Tüm çalışanların eğitilmesi ve geliştirilmesi,
  • Anlaşmalı olunan özel sigorta şirketleri ve/veya diğer kurumlar tarafından anlaşmalar çerçevesinde sunulan teklif, promosyon, muafiyet vb. hak ve yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
  • Veri güvenliği kapsamında sistem ve uygulamalar için gerekli tüm teknik ve idari tedbirlerin alınması,
  • Kamu düzeninin ve sağlığının korunması,
  • Saklama ve arşiv faaliyetlerinin yürütülmesi amaçlarıyla.

 

Toplanan Kişisel verileriniz, aşağıda belirtilen ve Kanun’un 5. ve 6. maddeleri ile KVK kurul kararları doğrultusunda aşağıda belirtilen şartlarla işlenmektedir:

  • Kanunlarda açıkça öngörülmesi,
  • Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,
  • Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
  • Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,
  • İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.
  1. Toplanan Kişisel Veriler, Toplama Yöntemleri ve Hukuki Sebebi

Kişisel verileriniz; her türlü sözlü, yazılı ya da elektronik ortamda yukarıda belirtilen amaçlar doğrultusunda Şirketimizin sunduğu ürün ve hizmetlerin belirlenen yasal çerçevede sunulabilmesi ve bu kapsamda Şirketimizin taraf olduğu sözleşmeler ve tabii olduğumuz mevzuat ile bağlı ikincil düzenlemelerden doğan yükümlülüklerin eksiksiz ve doğru bir şekilde yerine getirebilmesi amacı ile edinilir. Bu hukuki sebeple toplanan kişisel verileriniz KVKK’ nın 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları kapsamında bu metnin (1) ve (2) numaralı maddeleri uyarınca işlenebilmekte ve aktarılabilmektedir.

Bu kapsamda kişisel veri olarak aşağıda kategorik olarak yer alan veriler toplanmaktadır;

  • Kimlik: Kişi kimliğine dair bilgilerin bulunduğu veri grubudur. (Adı, Soyadı, T.C. Kimlik No., Vergi Kimlik No, İmza vb.)
  • İletişim: Kişiye ulaşmak için kullanılabilecek veri grubudur. (Telefon Numarası, E-Posta Adresi, Tedarikçi Bilgisi (Adı, Unvanı, Vergi No., E-Posta Adresi vs.), İş Adresi, Teslimat Adresi vb.)
  • Hukuki İşlem: Adli makamlarla yazışmalardaki bilgiler, dava dosyasındaki bilgiler gibi veri türlerinin bulunduğu veri kategorisidir. (Yan Haklar ve Menfaatler Bilgisi, Hukuki İşlem ve Uyum Bilgisi, Talep/Şikâyet Yönetimi Bilgisi vb.)
  • Müşteri İşlem: Çağrı merkezi kayıtları, Fatura, Senet, Çek bilgileri, Gişe dekontlarındaki bilgiler, Sipariş bilgisi, Talep bilgisi vb.
  • Fiziksel Mekân Güvenliği: Çalışan ve ziyaretçilerin giriş çıkış kayıtları, kamera kayıtları vb.
  • İşlem Güvenliği: IP adres bilgileri, internet sitesi giriş- çıkış bilgileri, şifre ve parola bilgileri gibi veri türlerinin bulunduğu veri kategorisidir.
  • Güvenlik Anahtarları, Şifre, Kullanıcı Adları, E-imza, Oturum Anahtarları Bilgileri, Şifreleme Yöntemi, Çerez Bilgileri (İşlem Güvenliği Bilgisine Yönelik) vb.
  • Risk Yönetimi: Ticari, teknik, idari risklerin yönetilmesi için işlenen bilgiler vb.
  • Finans: Kişinin finansal bilgilerinin bulunduğu veri grubudur. (Banka Hesap No, IBAN, Çek-Senet tutarları)
  • Görsel ve İşitsel Kayıtlar: Kişiye ait görsel ve işitsel verilerin bulunduğu veri grubudur.

Veri İşleme Süresi ve Muhafaza Süresi

Kişisel verileriniz, işbu Aydınlatma Metninde belirtilen amaçlarla sınırlı olmak üzere; Şirketimiz ve şirketimize bağlı merkez ve birimlerinin tabi olduğu, ilgili tüm kanun ve tabii olduğumuz mevzuat ile bağlı ikincil düzenlemelerde yer alan veri işleme ve zamanaşımı sürelerine riayet edilerek işlenecektir. Kanunlarda veri işleme sürelerine ilişkin değişiklik yapılması halinde, belirlenen yeni süreler esas alınacaktır.

Kişisel verileriniz, amaçla sınırlılık ilkesinin bir gereği olarak işbu Aydınlatma Metninde açıklanan amaçların yerine getirilmesi ve her halükârda şirket uygulamaları ve ticari yaşamının teamülleri uyarınca işlenmesini gerektiren süre ile sınırlı olarak işlenmekte, sürelerin dolması ardından ise silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir. Buna ilişkin usul ve esaslar Kişisel Verilerin Saklanması, İmhası ve Anonimleştirilmesi Politikasında belirtilmiştir.

  1. İşlenen Kişisel Verilerin Kimlere Aktarılabileceği

Toplanan kişisel verileriniz; yukarıda belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçlarıyla sınırlı olarak iş ortaklarımıza, topluluk şirketlerimize ve hissedarlarımız, yasal zorunluluk gereği yetkili kamu kurumları ve faaliyetlerimizin gereği anlaşmalı olduğumuz yurt içindeki kurumlar ve çözüm ortaklarımız, Hukuki işlerin takibi amacıyla avukatlar veya avukatlık ortaklıkları, arabulucular ve özel hukuk gerçek ve tüzel kişilerine KVKK ’nın 8. maddesine uygun şekilde aktarılabilecektir.

Bununla birlikte kimlik, iletişim, müşteri işlem, finans, mesleki deneyim kategorisinde işlenen kişisel verileriniz ise iş faaliyetlerimizin yerine getirilmesi amacıyla Şirketimiz tarafından yurt dışında yerleşik hissedar ve/veya iş ortaklarına KVKK’ nın 9. maddesine uygun şekilde ve Standart Sözleşme kapsamında yurt dışına aktarılabilecektir. 

Ayrıca kişisel verileriniz, Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik uyarınca belirlenen politika ve prosedürlerimiz çerçevesinde faaliyetlerimizin ve tabii olduğumuz mevzuat ve bağlı ikincil düzenlemelerin gerektirdiği süreyle işlenmekte olup ilişkiniz kalmadığı, makul veya yasal bir gerekliliğin veya uygunluğun olmadığı durumlarda silinmektedir.

  1. İLGİLİ KİŞİ OLARAK HAKLARINIZ

Kişisel veri sahipleri olarak haklarınıza ilişkin talepleriniz, işbu aydınlatma metninde düzenlenen yöntemlerle veri sorumlusuna iletmeniz durumunda talebin niteliğine göre en geç 30 (otuz) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır. Ancak; Kişisel Verileri Koruma Kurulunca bir ücret öngörülmesi halinde veri sorumlusu tarafından belirlenen tarifedeki ücret alınacaktır.

Kişisel verisi işlenen ilgili kişiler, Kanun’un “İlgili Kişinin Hakları” başlıklı 11. maddesi uyarınca aşağıda yer alan haklara sahiptirler:

  1. Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
  2. Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
  3. Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
  4. Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
  5. Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
  6. KVKK ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
  7. İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkması halinde bu sonuca itiraz etme,
  8. Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

İlgili Kişi Olarak Haklarınızın Kullanılması

Kişisel veri sahibi “ilgili kişi” olarak sizler, Kanun’un 11. maddesinde yer verilen haklarınızı kullanmak ve taleplerinizi bizlere bildirmek için https://www.quadplus.com.tr/tr/kvkk-tr/ adresinde yer alan kişisel veri başvuru formunu, formda yer verilen usule uygun olarak doldurmak suretiyle, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’e göre “Minareli Çavuş OSB Mah. Köknar (Çamlık) Cad. No:13 Nilüfer, Bursa 16140” adresine ya da yazılı olarak info@quadplus.com e-posta adresine iletebilirsiniz.

Talebin niteliğine göre talebiniz en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, Şirket tarafından Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından belirlenen tarifedeki ücret alınacaktır.

Yukarıda belirtilenler doğrultusunda yapılan başvurunun geçerli bir başvuru olarak kabul edilebilmesi için Veri Sorumlusuna Başvuru Usulleri Hakkında Tebliğ uyarınca başvuruda ilgili kişinin;

  • Ad, soyad ve başvuru yazılı ise imzası,
  • Türkiye Cumhuriyeti vatandaşıysa T.C. kimlik numarası, yabancıysa uyruğu, pasaport numarası veya varsa kimlik numarası,
  • Tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi,
  • Varsa, bildirime esas e-posta adresi, telefon ve faks numarası,
  • Talep konusu,

Bilgilerini belirtmesi zorunludur. Aksi halde, başvuru geçerli bir başvuru olarak değerlendirilmeyecektir.

Başvuru formu doldurulmadan yapılacak başvurularda yukarıda sayılan hususların eksiksiz olarak Şirket’e iletilmesi gerekmektedir.

Ayrıca, kişisel verisi işlenen ilgili kişilerin adına üçüncü kişilerin başvuru talebinde bulunabilmesi için ilgili kişi tarafından başvuruda bulunacak kişi adına noter kanalıyla özel vekâletname düzenlenmiş olması gerekmektedir.